Briefpapier laten maken voor uw bedrijf is een goed idee. Uit verschillende studies en onderzoeken is gebleken dat mailings en offertes een hogere respons krijgen als je deze op voorbedrukt briefpapier overlegt. Daarom is het verstandig om briefpapier vooraf te laten bedrukken met daarop het logo en contactgegevens van uw bedrijf.
Het is vaak nog goedkoper ook
Je denkt waarschijnlijk; "ik bespaar kosten van de opmaak en het drukken. Dat is veel goedkoper". De praktijk is anders. De kosten van een kleurenkopie op je inktjetprinter ligt rond de €0,25 (inkt, papier, afschrijving printer) per zijde. De kosten van een kleurenkopie op de laserprinter variëren van €0,10 tot €0,15. per zijde
Met een eenvoudige rekensom kun je dan al vlug concluderen dat je bij de 2-de 1.000 stuks briefpapier al op de kosten bespaart (opmaak briefpapier bij bartistiek Design kost eenmalig € 230,- + terugkerend 1.000 stuks briefpapier € 86,- (dubbelzijdig bedrukt) = totaal € 316,-. De kosten van drukken dalen daarmee na de eerste oplage naar € 0,086, terwijl de kosten van de inktjetprinter en laserprinter gelijk blijven (bij dubbelzijdig bedrukken maal 2). Besparing alom.
Naast de kostenvoordelen zijn de mogelijkheden kwa opmaak ook mooier bij drukken. De drukpers steekt de letters scherper en de opmaak kan tot aan de rand van het papier plaatsvinden.
Wettelijke eisen aan briefpapier
Je bent verplicht een aantal zaken op te nemen op het briefpapier:
- KvK-nummer.
- De juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
De volgende gegevens zijn niet verplicht, maar wel onmisbaar:
- Adres.
- Telefoonnummer.
- Bankgegevens.
Voor factuurpapier gelden aanvullende eisen
Wilt u ook factuurpapier maken, houdt dan rekening met de eisen die voortvloeien uit de Wet Omzetbelasting. De volgende informatie kunt u al laten voordrukken:
- BTW-identificatienummer.
- KvK-nummer.
- De juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
- Het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende
De onderstaande informatie voegt u toe bij printen van de factuur:
- De naam van de afnemer.
- De datum waarop de factuur is uitgereikt.
- Een uniek volgnummer.
- Een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd.
- Het aantal geleverde goederen of diensten.
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw.
- Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
- Het btw-tarief dat u in rekening brengt.
- Het btw-bedrag.
Kijk voor alle wettelijke eisen op de websites van de belastingdienst of de Kamer van Koophandel.